Wo Digitalkompetenz anfängt

Weißwasser/O.L. / Běła Woda, 11. Mai 2022. Von Thomas Beier. Wer als Berater ein wenig im Mittelstand herumkommt, dem fällt auf: Insbesondere bei der Generation 50plus ist eine ausgeprägte Digitalkompetenz noch immer Fehlanzeige. Worum es dabei geht.

Viel Unwille, sich mit Computer und Software zu beschäftigen

Vor einem Vierteljahr war der Weißwasseraner Anzeiger auf "Glaubenskriege an der Endgeräte-Front" eingegangen und hatte Entscheidungen für eine bestimmte Hardware oder Software hinterfragt. Aber schlimmer geht immer: Oft genug scheitern Führungskräfte – auch jene, die es eigentlich können sollten – schon an einfachen Anwendungen von Standard-Bürosoftware. "Wenn ich eine E-Mail lesen will, dann lasse ich sie mir ausdrucken!" ist eine noch immer verbreitete Handlungsweise und sogar der Selbstoffenbarung "Da gucke ich nur ganz selten mal rein!" in Bezug auf das E-Mail-Postfach ist gelegentlich zu begegnen.

Viele sind nicht in der Lage, zwischen einer E-Mail-Weiterleitung und einer Antwort auf eine eingegangene E-Mail zu unterscheiden. Entsprechend sind E-Mail-Programme, die sogenannten E-Mail-Clients, oft nur stümperhaft oder gedankenlos eingerichtet – wenn sie denn überhaupt eingesetzt werden. Entsprechend vage sind die Vorstellungen von dem, was sich mit Begriffen wie Server, Cloud und hier speziell Software-as-a-Service (SaaS) oder etwa Ransomware verbindet.

Verbreitete Unsitten

Als Redaktion der Regional Magazin Gruppe können wir ein Lied davon singen wie es ist, wenn die Pressestellen in Verwaltungen und Behörden sich als beim E-Mail-Empfänger anzuzeigenden Namen die aussagekräftige Bezeichnung "Pressestelle" geben statt etwa noch den Namen der Einrichtung hinzuzufügen. Mangels Unterscheidungskraft kommen die Meldungen und Verlautbarungen dem elektronischen Papierkorb damit schneller näher, als es dem Absender lieb sein kann.

Eine andere Unsitte ist es, die Betreffzeile nicht zu nutzen beziehungsweise nicht aussagekräftig auszufüllen. Wenn in der Redaktion täglich mehrere hundert E-Mails hereinprasseln, dann hat niemand die Zeit für viele Klickereien, um herauszubekommen, worum es denn eigentlich geht.

Tipp:
Wer in die Betreffzeile Stichworte aufnimmt, erleichtert die spätere Suche nach einer bestimmten E-Mail.

Immer wieder zu zitieren ist der Workflow in einer Behörde, wo man eingehende E-Mails ausgedruckte, um sie persönlich zur nächsten Stelle zu bringen, wo sie wieder abgeschrieben wurden. So sorgt man für Arbeitsplätze, auf denen man sich richtig gestresst fühlt und entsprechend gut bezahlt sein möchte!

Bewerbungsunterlagen elektronisch übermitteln

Unabhängig von beruflichen Anforderungen ist ein Mindestmaß an Digitalkompetenz auch im privaten Bereich notwendig, beispielsweise wenn es um eine Bewerbung geht. Bewerbungen nehmen viele Arbeitgeber nur noch elektronisch entgegen, entweder per E-Mail oder über ein Webportal, auf dem man seine Unterlagen hochladen kann.

Für viele fängt die Herausforderung hier schon an: Aus einem in einem Textprogramm geschriebenen Dokument muss ein PDF-Dokument gemacht werden oder auf Papier vorhandene Unterlagen wie Zeugnisse müssen eingescannt werden. Ein typischer Fehler ist es, beim Scannen eine viel zu hohe Auflösung einzustellen, die zu etliche Megabyte großen Dateien führt. Schwarz-weiß Dokumente sollten auch nur als scharz-weiß gescannt werden, 300 Dot per Inch Auflösung reichen aus. Wer aber in hoher Auflösung oder als Graustufen- oder gar Farbdatei scannt, erzeugt wieder ärgerlich große Dateien. Diese beanspruchen Speicherplatz, was bei vielen gespeicherten Unterlagen teuer wird, und verzögern die Dateiübertragung.

Tipp:
In welcher Qualität Unterlagen elektronisch bereitgestellt werden, beeinflusst die Bewerberauswahl durchaus. So haben etwa schlechte Scans die gleiche Wirkung früher wie ein Eselsohr im Bewerbungsschreiben.

Einstellende Unternehmen verlangen gern, die einzelnen Dokumente in einer einzigen PDF-Datei zusammenzufassen. Das ist praktisch, wenn man pro Bewerber nur eine einzige Datei verwalten muss. Für Otto Normalanwender und Erika Normalanwenderin kann das jedoch eine Herausforderung werden, wenn sie nicht gewohnt sind, sich nach nützlicher und oft kostenloser Software umzusehen. Dabei sind Übersichten, wie man seine Dateien kostenlos zu einer PDF zusammenfügen und sogar in der Reihenfolge ändern kann, leicht zu finden.

Unterm Strich

Oftmals werden die Potentiale selbst von Software-Standardanwendungen nicht ausgereizt – sowohl im beruflichen wie auch im privaten Bereich. Lehrgänge und Schulungen helfen hier allerdings wenig, wenn die Betroffenen nicht selbst interessiert und neugierig sind, die Möglichkeiten zu erkunden und Anwendungen dafür zu finden. Dafür übrigens ist man niemals zu alt.