Nichts Neues, aber oft vernachlässigt: Digitalisierung im Büro
Weißwasser/O.L. / Běła Woda, 7. April 2023. Digitale Geräte wie Smartphones, Tablets und Computer sind aus dem Privatleben kaum mehr wegzudenken. Sushi oder Pizza werden für den gemütlichen Filmabend online über Liefer-Apps bestellt, Filme dazu über das Internet gestreamt und Kontakte zu Freunden und Bekannten über soziale Netzwerke oder Nachrichten-Apps gepflegt. Auch der Arbeitsalltag, vor allem im Büro, hat sich im Rahmen der Digitalisierung im Vergleich zu früher enorm gewandelt: Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen erfolgt häufig per E-Mail, Nachrichten-App oder Video- und Telefonkonferenz. Angebote und Rechnungen werden online versandt, und der Zugang zu Dokumenten erfolgt über eine zentrale Online-Cloud der zumindest eine firmeninterne Cloud-Lösung.
Das Ende des Aktenschranks - Die Dokumentenverwaltung der Zukunft ist digital (Symbolbild)
Immer dran bleiben ist wichtig für Unternehmen
Flexible und kostensparende Arbeitsmodelle wie Homeoffice gewinnen immer mehr an Bedeutung. Vollgestopfte Aktenschränke gehören zusehends der Vergangenheit an, da immer mehr Arbeitsprozesse digital erledigt und gespeichert und archiviert werden. Häufig spricht man in diesem Zusammenhang idealerweise von „papierlosem Büro“, weil eben der Papierbedarf auf ein Minimum reduziert wird. Dieser Idealzustand ist leider noch nicht immer und überall erreicht, obwohl enorme Kosten für Papier, Stifte, Ordner, und vor allem Arbeitsraum usw. eingespart werden können und so auch Ressourcen geschont werden, also die Nachhaltigkeit im Büroalltag erhöht wird.
Wird die digitale Transformation vernachlässigt, können sich inzwischen erhebliche Nachteile für das Unternehmen ergeben. Mitbewerber sichern sich durch eine erfolgreiche digitale Transformation entscheidende Wettbewerbsvorteile, wie die schon erwähnte Kostenreduzierung und die Erleichterung von komplexen Prozessen wie Wareneingang und -ausgangs, Kundenverwaltung oder Rechnungsversand.
Daneben stehen die Digitalisierung des eigenen Geschäftsmodells und der Kundenerlebnisse im Fokus. Kunden können dort erreicht werden, wo sie sich natürlicherweise sowieso aufhalten – im World Wide Web. Zudem erleichtern digitale Anwendungen und Prozesse den Zugang der Kunden zu Produkten und Dienstleistungen von Unternehmen und steigert die Kundenerreichbarkeit.
Das Umfeld macht’s – Als Unternehmen attraktiver werden für Mitarbeiter
Ein moderner und digitalisierter Arbeitsplatz bietet gerade für jüngere Fachkräfte das genau richtige Arbeitsumfeld und kann die Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitern erleichtern. Für moderne Arbeitsmodelle wie das Homeoffice und ortsunabhängiges Arbeiten sind digitale Arbeitsprozesse zudem Grundvoraussetzung.
Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein wichtiger Faktor der Digitalisierung im Büro und bietet die Möglichkeit, Dokumente digital zu verwalten und zu archivieren. So können Akten und Betriebsvorgänge einfach und schnell gefunden werden, ohne dass man durch unübersichtliche Papierstapel suchen muss. Das spart Zeit und erhöht die Produktivität. Außerdem können digitale Dokumente einfacher geteilt und bearbeitet werden.
Auch die Kommunikation im Büro wird durch Digitalisierung erleichtert. Dabei sind E-Mails fast schon zum Auslaufmodell geworden beim schnellen und unkomplizierten Austausch von Informationen, ohne dass man persönlich miteinander sprechen muss. Das erledigen heute durchaus Nachrichten-Apps schneller und noch unkomplizierter.
Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung ist die Automatisierung von Arbeitsprozessen. So können beispielsweise Rechnungen automatisch erfasst und verbucht werden, was den Arbeitsaufwand reduziert und die Fehlerquote minimiert.
In den letzten Jahren hat, nicht nur durch Corona, sondern auch durch das Aufkommen neuer, flexibler Arbeitszeitmodelle, die Bedeutung der Arbeit im Homeoffice zugenommen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können flexibler arbeiten, sind nicht an feste Arbeitszeiten gebunden und auch die Vereinbarkeit von Familie und Beruf wird erleichtert. Video- und Telefonkonferenzen - eingebunden in das gesamte Digitalisierungskonzept der Firma – tun ihr Übriges, um auch mit Kollegen in der Zentrale oder an anderen Standorten problemlos zusammenzuarbeiten.
Wo Vorteile sind, gibt es auch Nachteile
Selbstverständlich bringen Digitalisierungsprozesse nicht nur Vorteile, sondern auch Herausforderungen und Risiken mit sich. Daten und Informationen müssen sicher vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden Auch die Abhängigkeit von der Technologie kann ein Risiko darstellen, wenn beispielsweise Systeme ausfallen oder gehackt werden.
Es ist daher wichtig, dass Unternehmen die Digitalisierung ihrer Arbeitsprozesse sorgfältig planen und umsetzen. Eine gute Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist dabei genauso unabdingbar wie die Implementierung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen.
Insgesamt bietet die Digitalisierung mehr Chancen als Risiken für das moderne Büro. Durch die Automatisierung von Arbeitsprozessen und den Wegfall oder die Minimierung „unnötiger“ Arbeiten kann die Produktivität gesteigert werden. Eintönige und belastende Arbeiten fallen weg, die Vereinfachung der Kommunikationsmöglichkeiten vermeidet Missverständnisse und Unklarheiten und steigert die Mitarbeitermotivation.
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- Erstellt am 07.04.2023 - 11:55Uhr | Zuletzt geändert am 07.04.2023 - 23:25Uhr
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