Von der Idee zum Projekt

Weißwasser / Běła Woda, 7. August 2020. Von Thomas Beier. Sie durchziehen alle Bereiche des wirtschaftlichen, gesellschaftlichen und sozialen Lebens: Projekte. Doch vieles, was gern als Projekt wahrgenommen werden möchte, ist im Grunde nichts anderes als eine mehr oder weniger fantasiereiche Ideensammlung darüber, was man tun und wie es laufen könnte. Das einzig sichere Ereignis bei dieser Vorgehensweise ist es, dass es ganz gewiss nicht so laufen wird wie gedacht.

Projektentwicklung braucht vielfältige Vorkenntnisse

Besonders häufig taucht der Projektbegriff in der Öffentlichkeit auf, wenn es um die Vergabe von Fördermitteln geht. So läuft etwa ganz aktuell und noch bis zum 1. September 2020 die Ausschreibungsfrist für Kulturprojekte, deren Träger einen Geldzuschuss aus der Kulturförderung des Landkreises Görlitz erheischen möchten.

Generell wird bei Fördermittelanträgen der Projektbegriff sehr eng aufgefasst. Im Mittelpunkt stehen regelmäßig – neben formalen Angaben – die Projektbeschreibung samst Zeitplanung, die erhofften Wirkungen, eine genaue Übersicht der für die Projektrealisierung nötigen Ausgaben und ebenso genaue Angaben darüber, woher das Geld kommen soll.

Für Projektträger ergeben sich aus solchen Antragstellungen nahezu regelmäßig Konflikte: Wenn etwa schon im dritten Quartal im Folgejahr entstehende Kosten kalkuliert werden sollen, so ist das mit Unsicherheiten verbunden, etwa die Preise im Folgejahr oder überhaupt die Verfügbarkeit bestimmter Angebote betreffend. Anders als bei Projekten in der Wirtschaft, bei denen gewöhnlich bestimmte Ziele erreicht werden sollen, der Weg dorthin aber durchaus flexibel gestaltet werden kann, sind bei öffentlich geförderten Projekten die Handlungsgrenzen durchaus enger gesetzt.

Für die Träger öffentlich geförderter Projekte kann es angesichts der Unwägbarkeiten, die im Zuge der Projektrealisierung eintreten können, dabei schnell zu einem Dilemma kommen: Wurde das Projekt nicht antragsgemäß umgesetzt, kann der Verlust der Förderung drohen – oder der Antragsteller passt die Realitäten an seinen ursprünglichen Projektantrag, auf dem die Förderzusage, der sogenannte Zuwendungsbescheid, beruht, an. Letzteres wäre illegal, ersteres vielleicht ruinös.

Schon aus diesem Grunde scheuen manche Projektträger öffentliche Fördermittel, die zudem oftmals mit einer überbordenden Bürokratie verbunden sind, wie der Teufel das Weihwasser. So wäre es für manches Förderprojekt tatsächlich besser, auf Förderung zu verzichten und dafür zu überlegen, wie im wirtschaftlichen Sinne Einnahmen generiert werden können. Bestenfalls entstehen dadurch selbständige Existenzen, vor allem aber wird eine gewaltige Handlungsfreiheit außerhalb der Enge von Förderprogrammen und -richtlinien gewonnen. Wer diesen Weg – wie etwa mit dem H.Y.P.E-Projekt – geht, muss stärker denn je Nutzensaspekte in den Vordergrund stellen und sollte unbedingt in der Projektentwicklung und im Projektmanagement fit sein.

Was für erfolgreiche Projekte wichtig ist

An erster Stelle steht das strukturierte Denken in Verbindung mit dem Gebot der Schriftlichkeit. Strukturiertes Denken sorgt dafür, dass nichts vergessen wird, man sich anderersseits aber nicht bei Lieblingsthemen verhakt. Schritte, die man nicht sofort beschreiben kann, kommen in einen Themenspeicher, der später bearbeitet wird, wenn man schon tiefer in das Thema eingestiegen ist. Schriftlichkeit zwingt zur Klarheit der Aussage und sorgt dafür, dass kein Gedanke verlorengeht. Wie man strukturiert vorgeht, kann man bei einer Projektmanagement-Ausbildung, etwa einem Design Thinking Online Kurs, lernen.

Zu beachten bei der Projektentwicklung sind auch die unterschiedlichen Motive innerhalb des Entwicklerteams. Manchen geht es vielleicht nur darum, seine Meinung laustark durchzudrücken, um als Sieger dazustehen, während klügere Teilnehmer eher zurückhaltend sind und schnell übergangen werden. Wer ein Projektteam leitet, sollte also nicht nur auf fachliche Qualifikationen achten, sondern auch auf den Mix unterschiedlicher Persönlichkeitsstrukturen. Zudem ist der Ausgleich zwischen jungen Mitarbeitern, die sich beweisen wollen, und älteren Erfahrungsträgern zu moderieren. Kein Fehler ist es, auch in den Randbereichen des Projektmanagements, etwa im Szenario-Management, Blut geleckt zu haben.

Profunde Kenntnisse des Projektmanagements sind aus einem weiteren Grund unerlässlich geworden. Immer mehr Unternehmen verstehen sich als Projektorganisationen, in denen sich ein Projektleiter die nötigen Ressourcen an Menschen und Sachen zusammensammelt. Dabei geht es nicht etwa darum, Aufgaben zu verteilen, sondern jeden Mitarbeiter an den Punkt seiner größten Wirkung zu bringen. Man sieht: Projektmanagement ist weit mehr, als nur Ziele zu setzen und die Zusammenarbeit zu organisieren.

Der Autor ist Unternehmensberater im Freien Beruf und gewerblicher Digitalunternehmer in Markersdorf bei Görlitz.